16. november 2016: Møte i referansegruppe Jus og personvern

Referansegruppe jus og personvern

Tid: 16. november 2016 kl.9.30-12.00. Sted: Grev Wedels Plass 9, rom 4080.

Agenda

  • Status eInnsyn-prosjektet
  • Live-demo eInnsyn v/Håvard Ottestad
  • Status og funn i delprosjektet «Barrierer mot meroffentlighet» v/ Grete Kvernland-Berg
  • Innovasjon og pilotering v/ Sigrid Kjøbli
  • Kaffepause
  • Gjennomgang siste versjon av arbeidsnotatet v/ Ole Henrik Myklebust. Særlig vekt på
    • Overføring av data til eInnsyn – hva er nytt ifht eksisterende løsning når det gjelder hvilke opplysninger som overføres?
    • Eventuelle «big data»-utfordringer og søkefunksjonalitet – hvordan møte slike utfordringer?
    • Forhåndsklassifiserings-utfordringer
    • Behov for endringer i dagens regelverk?
  • Veien videre

Referat

Tilstede: Ole Henrik Myklebust(eInnsyn/Difi), Øystein Høyum(eInnsyn/Difi), Håvard Ottestad(eInnsyn/Acando), Helga Hjort(Riksarkivet), Sigrid Kjøbli(eInnsyn/Sopra Steria), Grete Kvernland-Berg(eInnsyn/PA Consulting), Stein Magne Os(eInnsyn/Difi), Erik Aarsand(eInnsyn/Oslo kommune), Maria Edvardsen(Justisdepartementet), Bodil Rake Lystrup(Oslo kommune), Knut Kaspersen(Datatilsynet), Jakob Sandal(eInnsyn/Difi)

Status eInnsyn-prosjektet v/Ole Henrik Myklebust

Bakgrunnen for prosjektet ble kort presentert. Forskjellene mellom de ulike alternativene for utveksling av data med innholdsleverandørene ble gjennomgått. Skjermbilder og forklaring rundt funksjonaliteter for administrasjonsgrensesnitt, søk, og visning ble presentert. Visning av saker, møter og journalposter videreutvikles i iterasjoner gjennom involvering av sluttbrukere og jevnlige tilbakemeldinger.

Det ble gitt status på utviklingsarbeidet, og de delene som er utviklet siden sist. Blant annet har man kommet lengre med administrasjonsgrensesnittet. I referansegruppene ønsker man å fortsette med 1 møte i kvartalet i gruppene for pressen/sluttbrukere, innholdsleverandører, og arbeidsprosesser og kvalitetssikring. Informasjon om prosjektet kan man finne på hjemmesiden einnsyn.difi.no.

Live-demo eInnsyn v/Håvard Ottestad  

Løsningens søkefunksjonalitet ble demonstrert. Det ble stilt spørsmål ved om det kan være problematisk at differansen mellom offentlig tittel og skjermet tittel vil kunne hentes ut, og brukes til å forutsi hvilke ord som er skjermet.

Alle politiske saker fra Oslo kommune vil bli tilgjengelig i fulltekst, og man vil kunne indeksere innholdet. Dette er et viktig element for å kunne gi gode og relevante søkeresultater. Det jobbes med å finne måter å optimalisere søkeresultatene.

Løsningen ble brukt til å søke, vise postjournaler og politiske saker, og tilhørende saksdokumenter. Det ble vist at man kan filtrere på utvalg i de politiske sakene i Oslo kommune, samt en rekke andre filtreringsalternativer.

Videre ble det gitt et innblikk i hvilke muligheter maskinlæring, beriking og avanserte spørringer kan brukes til å møte behov både hos sluttbrukere og innholdsleverandører.

Det ble kommentert at det i dag brukes mye skjønn og dialog på tvers av forvaltningen, som man ikke kan se for seg at et system vil kunne erstatte.

Referansegruppen fikk tilgang på demoen, slik at man får testet den foreløpige løsningen på egenhånd. Det ble understreket at oppetiden vil være begrenset og at datasettet ikke er komplett. I dag ligger det postjournaler fra Difi, samt politiske saker fra 1987 til april i år fra Oslo kommune. Det ligger også mulighet for å gi tilbakemeldinger direkte fra demoen. Ved å klikke på «gi oss tilbakemelding» kan man sende e-post til prosjektet. Gjennom å gi tilbakemeldinger kan man påvirke hvordan endelig løsning blir.

Status og funn i delprosjektet «Barrierer mot mer offentlighet» v/ Grete Kvernland-Berg

Grete informerte om delprosjektet. Man jobber med Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) og Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) som pilotvirksomheter. Funn viser at saksbehandlere i liten grad har et forhold til OEP. Denne jobben er det arkivavdelingene som følger opp. Et viktig funn er at saksbehandlerne mener de vil kunne gjøre en vurdering av offentliggjøring av saksdokumenter, samtidig som man jobber med saksbehandlingen. Dette gjelder de dokumentene som ikke krever sladding og offentlige versjoner. For BLD vil det kreve mye tidsbruk på sladding i de fleste saker, og derfor anses det som mer tidkrevende å skulle behandle alle saksdokumenter for offentliggjøring i løpet av saksbehandlingen.

Det ble kommentert at innbyggerne kanskje vil kvie seg for å sende inn informasjon, og endre adferd, som konsekvens av at man hører at alt vil bli gjort offentlig tilgjengelig. Hvilke konsekvenser vil dette få for tilliten til det offentlige?

På den andre siden er åpenheten rundt hvordan landet styres en viktig faktor for å øke tilliten. Dette er en av hovedmotivasjonene for Oslo kommune.

Innovasjon og pilotering v/ Sigrid Kjøbli

Noen av bruks-casene relatert til semantikk og beriking ble trukket fram for diskusjon.

Søk på personnavn som konsekvens av fulltekstpublisering og muligens indeksering ble særlig diskutert. Hensyn til meroffentlighet og personvern er en balansegang som ivaretas gjennom den skjønnsmessige vurderingen.

En evaluering av Offentleglova viser at svært mange synes vurdering av offentlighet er veldig vanskelig. Dette kan indikere at det vil ta mye tid å vurdere offentlighet og publisering på samtlige saker.

Forskriften omtaler ikke merking av personnavn i dokumentet, kun i journalposten. Det ble kommentert at saksbehandlers personnavn kan ikke tolkes som noe annet enn et personnavn. Dersom personnavn i dokumentene ikke skal være søkbare, burde vel heller ikke saksbehandlers navn være søkbar og tilgjengelig med fulltekstpublisering?

Gjennomgang siste versjon av arbeidsnotatet v/ Ole Henrik Myklebust.

Gruppens deltagere bes om å kommentere på notatet som er skrevet, og svare spesielt på disse problemstillingene:

  • Overføring av data til eInnsyn – hva er nytt ifht eksisterende løsning når det gjelder hvilke opplysninger som overføres?
  • Eventuelle «big data»-utfordringer og søkefunksjonalitet – hvordan møte slike utfordringer?
  • Forhåndsklassifiserings-utfordringer
  • Behov for endringer i dagens regelverk?

Det kom innspill på at punkt 8.4 i rapporten om fulltekstpublisering er lite utfyllende. Her finnes det løsninger som ikke er omtalt i rapporten.

Det ville vært en fordel om man kunne sagt mer om funksjonen til postjournalen. (I kapittel 3).

Last ned

Sist endret: 
28. Mar 2017

Deldette